Чем заменить Jira и Notion: аналоги и своя разработка

Уход западных вендоров сильнее всего ударил по инструментам, в которые была вложена вся история работы: трекеры задач и базы знаний. Данные там накапливались годами, а связи между ними — то, что делает систему полезной, — экспортируются хуже всего.

Сначала — что вы теряете при переезде

Прежде чем сравнивать аналоги, оцените, что именно нужно перенести. Обычно это четыре разные вещи, и переносятся они с разным успехом.

Сами задачи и страницы — переносятся почти всегда, есть экспорт.

Связи между ними — ссылки, вложенность, зависимости. Переносятся плохо: в другой системе может не быть аналогичного механизма.

История — комментарии, изменения статусов, кто что когда сделал. Переносится редко, а восстановить невозможно.

Настройки процессов — статусы, переходы, автоматизации, права. Не переносятся никогда, настраиваются заново.

Из этого следует практический вывод: выгружайте всё, что можно, ещё до того, как выберете куда переезжать.

Три варианта

Российские сервисы

Появилось несколько зрелых продуктов, закрывающих задачи трекера и базы знаний. Плюсы: быстрый старт, данные в России, поддержка на русском, у части — импорт из знакомых форматов.

На что смотреть при выборе:

• есть ли импорт именно из вашей системы, а не «из CSV вообще»;
• есть ли API — без него не будет интеграций с вашими системами;
• что происходит с данными при расторжении договора и в каком формате их отдают.

Открытые решения на своём сервере

Зрелых открытых трекеров и вики достаточно. Лицензионных платежей нет, данные полностью ваши, ограничений по числу пользователей обычно тоже нет.

Цена — необходимость обслуживания. Кто-то должен разворачивать, обновлять, делать копии, чинить. Либо свой администратор, либо подрядчик на поддержке — примерно 20–40 тысяч в месяц. Для команды в 50 человек это всё равно дешевле лицензий.

Своя разработка

Оправдана реже, чем кажется, но в конкретных случаях выигрывает уверенно:

• процесс сильно отличается от классического «задача — исполнитель — статус»: производственный цикл, согласования по нескольким контурам, отраслевая специфика;
• трекер должен быть плотно связан с вашими системами — учётной, складской, производственной;
• в готовых системах вы используете 10% функциональности, а платите за всё.

Не стоит писать своё, чтобы «сделать как Jira, только своё». Повторить зрелый продукт за разумные деньги нельзя, а нужна вам обычно небольшая часть его возможностей.

Как выбрать за неделю

1. Выпишите, что делаете ежедневно. Не список функций, а список действий. Обычно получается 10–15 пунктов.
2. Отметьте, чего не хватало в старой системе. Переезд — редкий повод это исправить.
3. Возьмите два кандидата и заведите в каждом реальный проект. Не демо, а настоящую работу на неделю.
4. Спросите команду. Систему, которую ненавидят исполнители, обходят стороной, и данные в ней перестают быть достоверными.

Про базу знаний отдельно

Замена вики болезненнее замены трекера: там лежат документы, которые писали годами, со сложным форматированием, вложениями и перекрёстными ссылками.

Практический совет — не переносите всё. В любой базе знаний половина страниц устарела. Переезд — хороший повод перенести только актуальное, а остальное выгрузить в архив. Это дешевле, чем восстанавливать форматирование у тысячи страниц, к девятистам из которых никто не обратится.