Заказная разработка или коробочное решение: как считать на пять лет

Сравнение «600 тысяч за свою разработку против 8 тысяч в месяц за готовое» некорректно, потому что сравниваются разные величины: единовременные затраты и периодические. Считать нужно совокупную стоимость владения за понятный горизонт — обычно пять лет.

Что входит в стоимость готового решения

Не только абонентская плата.

• Лицензии — по числу пользователей, растут вместе с компанией.
• Внедрение. Настройка, перенос данных, обучение. Часто сопоставимо с годовой платой.
• Доработки. Любое отклонение от типового процесса требует настройки или программирования, и часто только силами сертифицированных партнёров по их ставкам.
• Интеграции. Иногда штатные, иногда — отдельный модуль за отдельные деньги.
• Индексация цен. Тариф не заморожен; за пять лет он вырастет.
• Обходные пути. Самая незаметная статья: когда система чего-то не умеет, сотрудники начинают вести это в таблице параллельно. Оплачивается их временем.

Что входит в стоимость своей разработки

• Разработка. Разовые затраты.
• Инфраструктура. Сервер, домен, копии — обычно 3–15 тысяч в месяц.
• Поддержка. 15–20% от стоимости разработки в год.
• Развитие. Новые функции по мере надобности — но по вашему решению, а не по плану вендора.

Пример расчёта

Компания на 30 сотрудников выбирает систему учёта заявок.

Готовое: 1 200 ₽ за пользователя в месяц = 36 000 ₽ в месяц. Внедрение 150 000 ₽. Две доработки в год по 60 000 ₽. За пять лет: 2 160 000 + 150 000 + 600 000 = 2 910 000 ₽. Без учёта индексации и роста числа сотрудников.

Своё: разработка 1 200 000 ₽. Инфраструктура 8 000 ₽ в месяц. Поддержка 200 000 ₽ в год. За пять лет: 1 200 000 + 480 000 + 1 000 000 = 2 680 000 ₽.

Точка пересечения — примерно четвёртый год. До неё выгоднее готовое, после — своё.

Что меняет расчёт

Число пользователей. Главный фактор. При 10 сотрудниках готовое выигрывает почти всегда. При 100 — своя разработка окупается за полтора года.

Степень нетипичности процессов. Если ваш процесс совпадает с тем, что заложено в готовую систему, — берите готовое. Если каждый шаг требует доработки, вы платите дважды: за продукт и за то, чтобы его переделать.

Срок жизни задачи. Для того, что нужно на год, разработка не окупится никогда.

Чего нет в деньгах

Два соображения не выражаются в рублях, но иногда решают.

Зависимость от поставщика. Вендор может поднять цены, изменить условия, свернуть продукт или уйти с рынка. Ваши процессы окажутся заложниками чужого решения. Как это выглядит на практике, за последние годы увидели многие.

Данные. В своей системе они у вас, в готовой — у поставщика, и забрать их можно ровно в том формате, который он предусмотрел.

Практический совет

Не выбирайте один вариант на всё. Разумная схема — готовое для типового и своё для того, что отличает вас от конкурентов.

Бухгалтерия, почта, документооборот — берите готовое, ваши процессы там ничем не уникальны. Система, в которой считается ваше ценообразование или ведётся ваш производственный цикл, — та часть, где готовое всегда будет «почти подходить».

И начинайте с честного описания процесса. Половина проектов «нам нужна своя система» после описания процесса заканчивается выводом, что подходит готовое, просто настроенное иначе.